Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Kita Familya gemeinnützige GmbH
Bahnhofstr. 28, 14624 Dallgow-Döberitz
Vertreten durch: Ali Said Yilmaz (Geschäftsführer)
E-Mail: info@kitafamilya.de
Telefon: +49 30 98447630

Vollständige Angaben zum Träger finden Sie im Impressum.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

3. Hosting und Server-Logdateien

Beim Aufruf dieser Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logdateien gespeichert (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Die Website wird bei einem Anbieter mit Serverstandort in Deutschland gehostet; mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

4. Schriften

Diese Website nutzt die Schriften „Varela Round“ und „Open Sans“. Beide werden lokal auf unserem Server gehostet und nicht von externen Anbietern (etwa Google Fonts) nachgeladen. Es findet dabei kein Datenabfluss an Dritte statt.

5. Anmelde-, Bewerbungs- und Kontaktformulare

Wenn Sie unsere Formulare nutzen — etwa die Anmeldung zur Warteliste, das Bewerbungsformular oder das Kontaktformular —, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Anmeldung zur Warteliste und Anliegen/Feedback: Für diese beiden Formulare gilt der eigene Abschnitt 6. Dort steht ausführlich, was wir erheben, warum wir es dürfen, wer es zu sehen bekommt und wie lange wir es aufbewahren.

Bewerbung: Für das Bewerbungsformular gilt der eigene Abschnitt 7. Dort steht ausführlich, was wir erheben, warum wir es dürfen, wie die KI-gestützte Vorbewertung arbeitet, wer die Daten zu sehen bekommt und wie lange wir sie aufbewahren.

Kontaktformular: verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht.

Rechtsgrundlage für das Kontaktformular ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um die Anbahnung oder Durchführung eines Betreuungsverhältnisses geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten); bei Bewerbungen ist es § 26 Abs. 1 BDSG. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (SSL/TLS). Wir verarbeiten nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Datensparsamkeit), und geben sie nicht an Dritte weiter.

6. Warteliste und Feedback

Seit September 2026 laufen die Anmeldung zur Warteliste und das Formular für Anliegen und Feedback über eine eigene, von uns selbst betriebene Verwaltung. Weil es dabei um Angaben zu Ihrem Kind und um persönliche Anliegen geht, erklären wir diese beiden Verarbeitungen hier besonders ausführlich — und getrennt voneinander, denn es sind zwei verschiedene Dinge.

6.1 Anmeldung zur Warteliste

Wozu wir die Daten verwenden. Wir nehmen Ihre Anmeldung entgegen, prüfen sie, führen die Warteliste der gewünschten Kita, bestimmen daraus die Reihenfolge bei der Platzvergabe, nehmen mit Ihnen Kontakt auf, verabreden Kennenlern-Termine und planen die Belegung unserer Häuser. Für etwas anderes nutzen wir die Angaben nicht — insbesondere nicht für Werbung.

Auf welcher Grundlage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Sie bitten uns mit der Anmeldung um vorvertragliche Maßnahmen, nämlich um die Aufnahme in die Warteliste und um die Prüfung eines Betreuungsvertrags. Ohne die Angaben können wir diese Anfrage nicht bearbeiten.

Im Formular setzen Sie zusätzlich ein Häkchen bei den Datenschutzhinweisen. Dieses Häkchen ist nicht die alleinige Rechtsgrundlage, sondern dient zwei anderen Zwecken: Sie sollen beim Absenden wissen, was mit den Angaben geschieht, und wir wollen später belegen können, dass Sie diesen Hinweis gesehen haben. Deshalb speichern wir zu Ihrer Anmeldung, wann Sie zugestimmt haben und welche Fassung des Hinweistextes damals galt. Der praktische Unterschied: Ein Widerruf einer Einwilligung würde die Bearbeitung nicht automatisch beenden — wenn Sie nicht mehr auf der Warteliste stehen möchten, sagen Sie uns einfach Bescheid, dann ziehen wir die Anmeldung zurück und löschen beziehungsweise anonymisieren sie (siehe Abschnitt 6.5).

Es geht um Daten eines Kindes. Ein Teil der Angaben betrifft eine minderjährige Person. Diese Angaben machen Sie als sorgeberechtigtes Elternteil im eigenen Namen und für Ihr Kind. Wir behandeln sie mit derselben Sorgfalt wie alle anderen Daten und geben sie nicht weiter. Gesundheitsdaten, Angaben zu Religion oder Herkunft fragen wir im Anmeldeformular bewusst nicht ab; bitte schreiben Sie solche Angaben auch nicht in das freie Nachrichtenfeld.

Was das Formular abfragt.

• Zur Kita und Betreuung (Pflicht): gewünschte Kita, gewünschter Betreuungsumfang, Stand des Kita-Gutscheins (liegt vor / beantragt / noch nicht). Wenn Sie „egal, Hauptsache ein Platz“ wählen, vermerken wir das als Hinweis und können einen Zweitwunsch mitführen.
• Zum Kind (Pflicht): Vorname, Nachname, Geburtsdatum beziehungsweise errechneter Termin, gewünschter Betreuungsbeginn.
• Zum Kind (freiwillig): die Sprachen, in denen Ihr Kind aufwächst. Diese Angabe hilft uns bei der sprachlichen Begleitung. Sie können das Feld leer lassen — auf die Platzvergabe hat das keinen Einfluss.
• Zu Ihnen (Pflicht): Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Technisch genügt uns eine der beiden Kontaktmöglichkeiten; im Online-Formular sind derzeit beide als Pflichtfeld angelegt, damit wir Sie im Zweifel erreichen.
• Freiwillig: Ihre Nachricht an uns.

Ihre Anschrift fragt das Online-Formular nicht ab. Wenn Sie sich telefonisch oder persönlich in der Kita anmelden, nehmen wir dieselben Angaben auf und können dort zusätzlich Straße, Postleitzahl und Ort sowie einen Geschwisterkind-Vermerk erfassen.

Während der Bearbeitung kommen Angaben hinzu, die von uns stammen: der Bearbeitungsstand, ein eventueller Rangplatz, die zuständige Person, Termine zur Wiedervorlage, interne Vermerke zum Vorgang und ein Änderungsverlauf, der festhält, wer wann was geändert hat. Diese Angaben gehören zu Ihrem Vorgang und damit auch zu einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

6.2 Anliegen und Feedback

Wozu wir die Daten verwenden. Wir lesen Ihr Anliegen, leiten es an die zuständige Stelle weiter, bearbeiten es, antworten Ihnen — sofern Sie uns eine Kontaktmöglichkeit genannt haben — und nutzen die Rückmeldungen, um unsere Arbeit zu verbessern. Beschwerden behandeln wir vorrangig; unser System stuft sie automatisch als dringlich ein und legt sie der Leitung vor.

Auf welcher Grundlage. Betrifft Ihr Anliegen ein bestehendes oder angebahntes Betreuungsverhältnis — etwa wenn Sie Eltern eines betreuten Kindes sind oder sich für einen Platz interessieren —, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen übrigen Fällen, etwa bei Hinweisen aus der Nachbarschaft, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist konkret: Wir wollen Rückmeldungen zu unseren Einrichtungen entgegennehmen, sie nachvollziehbar bearbeiten und beantworten können und Beschwerden nicht untergehen lassen. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Was das Formular abfragt.

• Pflicht: Kategorie (Lob, Anregung, Beschwerde, Frage, technisches Problem, Sonstiges), Betreff und Ihre Nachricht.
• Freiwillig: die betroffene Kita — ohne Auswahl geht das Anliegen an die Trägerverwaltung; außerdem die Angabe, in welcher Eigenschaft Sie schreiben (Elternteil, Interessent:in, Besucher:in, Mitarbeiter:in, Sonstiges).
• Freiwillig: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer. Diese Angaben brauchen wir nur, wenn Sie eine persönliche Antwort möchten.

Zu jedem Anliegen entsteht ein Vorgang mit Bearbeitungsstand, Zuständigkeit und Nachrichtenverlauf. Darin können auch interne Vermerke stehen, die Sie in der Statusansicht nicht sehen. Auch sie gehören zu einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

6.3 Anonym schreiben — und was dann gilt

Sie können Ihr Anliegen ohne Namen und ohne Kontaktdaten absenden. Setzen Sie dazu im Formular das Häkchen „Anonym absenden“. Dann speichern wir gar keine Kontaktdaten zu Ihnen — auch nicht solche, die Sie vorher schon eingetippt hatten.

Die Folge: Wir können Ihnen nicht persönlich antworten. Den Bearbeitungsstand und unsere Antwort sehen Sie trotzdem — über die Vorgangsnummer und den Zugangscode, die Sie direkt nach dem Absenden angezeigt bekommen. Bitte notieren Sie beides sofort; anonym können wir es Ihnen nicht erneut zusenden.

Bitte bedenken Sie: Wenn Sie in einer anonymen Nachricht Einzelheiten schildern, die nur auf eine Person zutreffen können, sind Sie darüber unter Umständen dennoch erkennbar.

6.4 Wer die Daten zu sehen bekommt

Ihre Angaben bleiben im Haus. Zugriff haben ausschließlich:

• die Leitung der Kita, die Sie ausgewählt haben — und nur diese. Wer die Leitung eines anderen Hauses ist, sieht Ihren Vorgang nicht; die Trennung erzwingt unsere Verwaltung bei jeder einzelnen Abfrage, nicht erst in der Anzeige;
• die Trägerebene (Geschäftsführung und Trägerverwaltung), die alle Vorgänge einsehen kann, weil sie die Belegung über alle drei Häuser steuert und Beschwerden abschließend verantwortet.

Darüber hinaus gibt es keine Empfänger: Wir geben die Daten nicht an andere Träger, nicht an Behörden ohne gesetzliche Verpflichtung, nicht an Werbepartner und an keine Auswertungs- oder Tracking-Dienste weiter. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nicht statt.

Technisch läuft die Verwaltung auf einem Server unseres Hosting-Anbieters mit Standort in Deutschland. Dieser Anbieter ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; er verarbeitet die Daten ausschließlich nach unserer Weisung und hat keinen eigenen Zweck daran.

6.5 Wie lange wir die Daten aufbewahren

Warteliste. Wir bewahren eine Anmeldung 24 Monate ab Eingang auf. Haben Sie die Anmeldung zurückgezogen oder ist sie abgesagt worden, verkürzt sich die Frist auf 6 Monate ab Eingang. Die Frist wird beim Eingang berechnet und bei jedem Statuswechsel neu bestimmt.

Wir löschen bewusst nicht automatisch. Wenn die Frist erreicht ist, markiert das System den Vorgang als „Löschung fällig“ und zeigt ihn der Leitung in einer eigenen Liste an. Die Anonymisierung stößt dann ein Mensch an. Das ist eine bewusste Entscheidung: Uns ist wichtiger, dass niemand still und unbemerkt aus der Warteliste verschwindet, als dass die Frist auf den Tag genau vollzogen wird. Der Preis dafür ist, dass zwischen Fälligkeit und Anonymisierung einige Tage liegen können.

Was „anonymisieren“ hier bedeutet. Es ist keine Umbenennung, sondern ein Überschreiben: Vor- und Nachname des Kindes, Ihr Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, die Sprachangabe, Ihre Nachricht, alle internen Vermerke und die Klartextwerte im Änderungsverlauf werden gelöscht beziehungsweise überschrieben. Das Geburtsdatum wird auf den Jahrgang gekürzt. Übrig bleibt eine anonyme Statistikzeile — Kita, Status, Betreuungsumfang, Eingangsmonat, Geschwisterbonus —, damit die Belegungsauswertung des Trägers weiter stimmt. Ein anonymisierter Vorgang ist danach schreibgeschützt. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.

Anliegen und Feedback. Ein Anliegen bewahren wir 24 Monate ab Eingang auf. Sobald wir es als gelöst oder geschlossen gekennzeichnet haben, verkürzt sich die Frist auf 6 Monate ab dem Abschluss. Die Frist wird beim Eingang berechnet und bei jedem Statuswechsel neu bestimmt — nehmen wir einen bereits abgeschlossenen Vorgang wieder auf, gilt also wieder die längere Frist.

Auch Anliegen löschen wir nicht automatisch. Ist die Frist erreicht, markiert das System den Vorgang als „Löschung fällig“ und zeigt ihn in einer eigenen Liste an; die Anonymisierung stößt dann ein Mensch an. Der Grund ist derselbe wie bei der Warteliste: Kein Anliegen — und schon gar keine Beschwerde — soll still und unbemerkt verschwinden. Auch hier können deshalb zwischen Fälligkeit und Anonymisierung einige Tage liegen.

Was „anonymisieren“ bei einem Anliegen bedeutet. Auch das ist ein Überschreiben, keine Umbenennung. Überschrieben werden: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer, der Betreff, sämtliche Nachrichtentexte — Ihre eigenen ebenso wie unsere Antworten und die internen Vermerke —, die Klartextwerte im Änderungsverlauf (bis auf die reinen Wechsel von Bearbeitungsstand, Priorität und Kategorie), der IP-Prüfwert aus Abschnitt 6.6 und die Zuweisung an eine bearbeitende Person. Übrig bleibt eine anonyme Zeile für die Auswertung: Kita, Kategorie, Bearbeitungsstand, Priorität, die Eigenschaft, in der geschrieben wurde (etwa „Elternteil“), der Eingangsweg, die Zeitpunkte von Eingang, erster Reaktion und Abschluss sowie die Anzahl der Nachrichten. Damit bleibt nachvollziehbar, wie viele Beschwerden es gab und wie schnell wir reagiert haben, ohne dass noch jemand erkennbar wäre. Der Vorgang ist danach schreibgeschützt, und auch dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.

Mit der Anonymisierung erlischt Ihr Zugangscode. Er wird dabei mit überschrieben — ein dauerhaft gültiger Schlüssel darf nach der Löschung nichts mehr öffnen. Die Folge für Sie: Die Statusabfrage funktioniert danach nicht mehr, Vorgangsnummer und Code laufen ins Leere, und der Nachrichtenverlauf ist auch für uns nicht mehr lesbar. Wenn Sie den Verlauf Ihres Anliegens behalten möchten, sichern Sie ihn bitte rechtzeitig selbst oder bitten Sie uns vorher um eine Auskunft (siehe Abschnitt 6.9). Mit entfernt werden außerdem die intern abgelegten Kopien der Benachrichtigungen zu diesem Vorgang.

6.6 Schutz vor Missbrauch — und warum wir keine IP-Adressen speichern

Öffentliche Formulare ziehen automatisierte Massensendungen an. Dagegen setzen wir drei Mittel ein, die ohne Tracking auskommen:

• ein verstecktes Formularfeld, das nur Programme ausfüllen. Ist es gefüllt, verwerfen wir die Einsendung, ohne etwas zu speichern;
• eine Zeitprüfung: Das Formular misst selbst, wie lange es offen war, und meldet nur diese Dauer mit. Einsendungen unter drei Sekunden lehnen wir ab. Der Messwert wird nicht gespeichert;
• eine Begrenzung pro Anschluss: höchstens fünf Einsendungen und zwanzig Statusabfragen je zehn Minuten.

Damit die Begrenzung funktioniert, müssen wir Einsendungen demselben Anschluss zuordnen können. Wir speichern dafür keine IP-Adresse im Klartext. Die IP-Adresse wird sofort beim Eintreffen in einen mit einem geheimen Zusatzwert versalzenen SHA-256-Prüfwert umgerechnet und nur noch gekürzt als dieser Prüfwert abgelegt. Er lässt sich nicht in die IP-Adresse zurückrechnen, dient ausschließlich dem Schutz vor Missbrauch, wird nicht ausgewertet, nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nicht weitergegeben. Bei der Anonymisierung eines Vorgangs — einer Anmeldung ebenso wie eines Anliegens — wird auch er entfernt. Unser Zugriffsprotokoll enthält weder IP-Adressen noch die Inhalte von Adresszeilen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, nicht mit Massensendungen überfluteten Formular.

6.7 Vorgangsnummer und Zugangscode

Nach dem Absenden eines Anliegens erhalten Sie eine Vorgangsnummer und einen Zugangscode. Beide zusammen sind der Schlüssel zu Ihrem Vorgang: Wer sie hat, sieht den Bearbeitungsstand und unsere Antworten und kann etwas ergänzen — ohne Anmeldung und ohne Konto. Genau deshalb sollten Sie den Code für sich behalten und nicht weitergeben. Wir können ihn aus Sicherheitsgründen nicht erneut anzeigen. Die Prüfung von Nummer und Code ist so gebaut, dass sich Nummern nicht durch Ausprobieren erraten lassen; Fehlversuche werden gezählt und begrenzt. Wird ein Anliegen anonymisiert, erlischt der Zugangscode und die Statusabfrage findet den Vorgang nicht mehr (siehe Abschnitt 6.5).

Bei einer Anmeldung zur Warteliste bekommen Sie ebenfalls eine Vorgangsnummer. Sie dient der schnellen Zuordnung, wenn Sie bei uns anrufen; eine Online-Statusabfrage gibt es für Anmeldungen nicht.

6.8 Derzeit keine Bestätigungs-E-Mails

Stand dieser Erklärung versenden wir zu Anmeldungen und Anliegen keine E-Mails an Sie. Der Versand nach außen ist abgeschaltet, solange der Träger ihn nicht freigegeben hat. Bitte notieren Sie sich Vorgangsnummer und — beim Feedback — Zugangscode deshalb direkt nach dem Absenden von der Bestätigungsseite. Die zuständige Kita wird intern über den Eingang benachrichtigt.

Sobald wir den Versand freischalten, erhalten Sie zusätzlich eine Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse — mit der Vorgangsnummer und beim Feedback auch mit dem Zugangscode. Empfänger sind dann nur Sie selbst und die zuständige Kita; an der Zweckbindung und den Speicherfristen ändert sich dadurch nichts. Wir vermerken die Umstellung an dieser Stelle und im Stand-Datum am Ende dieser Erklärung.

6.9 Ihre Rechte bei diesen beiden Verarbeitungen

Ihnen stehen die Rechte aus Abschnitt 12 zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) — Letzteres insbesondere dort, wo wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen.

So geht es praktisch:

• Schreiben Sie an info@kitafamilya.de oder rufen Sie die Trägerverwaltung unter +49 30 98447630 an. Ein Brief an Kita Familya gemeinnützige GmbH, Bahnhofstr. 28, 14624 Dallgow-Döberitz, geht genauso.
• Nennen Sie bitte Ihre Vorgangsnummer, wenn Sie eine haben — dann finden wir den Vorgang sofort. Ohne Nummer genügen Name des Kindes und die gewünschte Kita.
• Zu einer Auskunft stellen wir Ihnen alle zu Ihrem Vorgang gespeicherten Daten zusammen, einschließlich der internen Vermerke und des Änderungsverlaufs.
• Möchten Sie nicht mehr auf der Warteliste stehen, sagen Sie uns das formlos. Wir ziehen die Anmeldung zurück; die Aufbewahrungsfrist verkürzt sich dadurch auf 6 Monate ab Eingang, und auf Wunsch anonymisieren wir den Vorgang sofort.
• Soll ein Anliegen vorzeitig verschwinden, sagen Sie uns auch das formlos — wir anonymisieren den Vorgang dann, ohne die Frist abzuwarten. Bitte denken Sie daran, dass damit der Zugangscode erlischt und Sie den Verlauf danach nicht mehr abrufen können.
• Bevor wir Auskunft geben oder etwas löschen, vergewissern wir uns, dass die Anfrage wirklich von Ihnen stammt — im Zweifel mit einem kurzen Rückruf unter der uns bekannten Nummer. Das schützt Ihre Daten vor fremden Anfragen.
• Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Sie können sich außerdem jederzeit bei der Aufsichtsbehörde beschweren — zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin (vollständige Kontaktdaten in Abschnitt 12).

7. Bewerbungsverfahren

Seit Oktober 2026 läuft unser Bewerbungsverfahren über eine eigene, von uns selbst betriebene Verwaltung: Sie bewerben sich über das Bewerbungsformular auf eine ausgeschriebene Stelle oder als Initiativbewerbung, können Unterlagen hochladen, und die zuständige Kita-Leitung bearbeitet Ihre Bewerbung dort. Weil dabei eine KI-gestützte Vorbewertung zum Einsatz kommt, erklären wir diesen Vorgang hier besonders ausführlich — ebenso ausführlich wie die Warteliste in Abschnitt 6.

Fassung dieses Abschnitts: 2026-10 (Bewerbungsverfahren) · Stand 1. Oktober 2026. Zu jeder Bewerbung speichern wir, wann Sie den Datenschutzhinweisen zugestimmt haben und welche Fassung dieses Textes dabei galt (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ändern wir diesen Abschnitt, bekommt er eine neue Fassungsbezeichnung; bereits eingegangene Bewerbungen behalten die ihre.

7.1 Wozu wir die Daten verwenden und auf welcher Grundlage

Zwecke. Wir nehmen Ihre Bewerbung entgegen, prüfen sie, ordnen sie der ausgeschriebenen Stelle und der betreffenden Kita zu, treffen eine Vorauswahl, nehmen mit Ihnen Kontakt auf, verabreden Gespräche und gegebenenfalls einen Probetag, entscheiden über eine Einstellung und dokumentieren den Verlauf des Verfahrens. Für etwas anderes nutzen wir Ihre Angaben nicht — insbesondere nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Systemen.

Auf welcher Grundlage. Rechtsgrundlage für das Bewerbungsverfahren ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Wir verarbeiten Ihre Daten, weil Sie uns um die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bitten, und die Verarbeitung ist für die Entscheidung darüber erforderlich. Ohne Ihre Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten.

Nach einer Absage stützen wir die weitere Aufbewahrung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist konkret benennbar: Nach § 15 Abs. 4 AGG können Entschädigungsansprüche innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung geltend gemacht werden; bis dahin — und für ein etwaiges Verfahren — müssen wir belegen können, nach welchen Kriterien wir entschieden haben. Näheres in Abschnitt 7.7.

Der Talentpool ist etwas anderes: Er beruht ausschließlich auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG. Das Häkchen im Formular ist freiwillig, nicht vorausgewählt, und Ihre Bewerbung läuft ohne es genauso weiter. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen daraus ein Nachteil entsteht.

Das zweite Häkchen — die Bestätigung, diese Datenschutzhinweise gelesen zu haben — ist nicht die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, sondern dient der Information und dem Nachweis. Widerrufen Sie es, endet die Bearbeitung nicht automatisch; wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen möchten, sagen Sie uns das formlos (siehe Abschnitt 7.9).

Besondere Kategorien von Daten. Das Formular fragt keine Angaben zu Gesundheit, Schwerbehinderung, Religion, Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Familienplanung ab — bitte machen Sie solche Angaben auch nicht in den Freitextfeldern. Enthalten Ihre hochgeladenen Unterlagen dennoch derartige Angaben (etwa ein Schwerbehindertennachweis in einem Zeugnisanhang), stellen Sie sie freiwillig bereit; Rechtsgrundlage ist dann § 26 Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO. Wir werten solche Angaben nicht aus und sie gehen nicht in die Vorbewertung ein.

7.2 Welche Daten wir verarbeiten

Was das Formular abfragt.

• Stammdaten (Pflicht): Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
• Stammdaten (freiwillig): Postleitzahl und Ort. Ihre Straße fragen wir bewusst nicht ab — für eine Bewerbung brauchen wir sie nicht.
• Bezug: die Stelle, auf die Sie sich bewerben (oder der Vermerk „Initiativbewerbung“), und die gewünschte Kita.
• Qualifikation: Ihre Qualifikationsstufe, Ihr Abschluss im Klartext, Ihre Berufsjahre, der gewünschte Beschäftigungsumfang, ein Stundenwunsch, der früheste Beginn, Ihre Sprachen und die Angabe, ob Sie einen Führerschein haben.
• Freitexte (freiwillig): ein Kurz-Lebenslauf und Ihre Motivation.
• Unterlagen (freiwillig): Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate als PDF, JPG oder PNG — höchstens fünf Dateien, je 5 MB, zusammen 15 MB.

Was während der Bearbeitung hinzukommt und von uns stammt: eine Vorgangsnummer, der Bearbeitungsstand, eine Priorität, die zuständige Person, Termine zur Wiedervorlage, interne Vermerke, ein Änderungsverlauf (wer wann was geändert hat), die Vorbewertungen aus Abschnitt 7.4 samt Begründung sowie das berechnete Datum „Löschung fällig“. Diese Angaben gehören zu Ihrem Vorgang und damit auch zu einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

Keine IP-Adresse im Klartext. Für den Schutz vor automatisierten Massensendungen gilt dasselbe wie bei den übrigen Formularen: verstecktes Feld, Zeitprüfung und eine Begrenzung pro Anschluss über einen versalzenen, gekürzten SHA-256-Prüfwert der IP-Adresse. Einzelheiten in Abschnitt 6.6. Bei der Anonymisierung wird dieser Prüfwert mit entfernt.

7.3 Ihre Unterlagen als Datei

Hochgeladene Dateien liegen außerhalb des Bereichs, den der Webserver ausliefert, in einem eigenen Ordner je Bewerbung; Ordner und Dateien sind nur für das Benutzerkonto des Dienstes lesbar. Der von Ihnen gewählte Dateiname wird nur als Anzeigename gespeichert, auf der Platte trägt die Datei einen vergebenen Namen. Zusätzlich speichern wir Größe, Dateityp und eine SHA-256-Prüfsumme, damit später feststellbar ist, ob eine Datei unverändert ist. Abrufbar sind die Unterlagen ausschließlich für angemeldete Berechtigte aus Abschnitt 7.6.

Das Nachreichen von Unterlagen direkt nach dem Absenden ist aus Sicherheitsgründen zeitlich begrenzt: Vorgangsnummer und Zugangscode öffnen den Upload-Weg nur innerhalb von 60 Minuten nach Eingang Ihrer Bewerbung. Danach schicken Sie uns fehlende Unterlagen bitte per E-Mail — ein dauerhaft offener Upload-Weg wäre ein dauerhaft offener Schreibzugriff auf Ihre Akte, falls der Code einmal in falsche Hände gerät.

Ihre Dateien werden nicht an das Sprachmodell übermittelt. Die Vorbewertung arbeitet ausschließlich mit den Formularangaben; PDF- und Bilddateien verlassen unseren Server nicht (siehe Abschnitt 7.5). Bei der Anonymisierung eines Vorgangs werden die Dateien von der Platte gelöscht, nicht nur aus der Datenbank ausgetragen.

7.4 Die KI-gestützte Vorbewertung — was sie tut und was sie nicht tut

Was passiert. Sobald Ihre Bewerbung eingeht, vergleicht ein festes Regelwerk auf unserem eigenen Server Ihre Angaben mit dem Anforderungsprofil der Stellenanzeige und errechnet daraus eine Vorbewertung. Sie besteht aus einer Punktzahl von 0 bis 100, einer daraus abgeleiteten Note zwischen 1,0 und 5,0, einem Vorschlag („einladen“, „Gespräch“, „Rückfrage“, „Talentpool“ oder „ablehnen“) und einer Begründung in Worten.

Nach welchen Kriterien. Bewertet werden sechs Kriterien, im Regelfall mit dieser Gewichtung — eine einzelne Anzeige kann abweichen, die Summe bleibt immer 100:

• Qualifikation (35 von 100): Abstand Ihres Abschlusses zur Mindestqualifikation der Stelle,
• Berufserfahrung (15): Ihre Berufsjahre gegen die geforderten,
• Verfügbarkeit (15): Ihr frühester Beginn gegen den gewünschten Eintritt,
• Beschäftigungsumfang (10): Ihr Wunsch gegen den Umfang der Stelle,
• Sprachen (10): Pflicht- und Wunschsprachen der Stelle,
• Passung zum Anforderungsprofil (15): wie nahe Kurz-Lebenslauf und Motivationstext inhaltlich am Anforderungsprofil liegen.

Das Regelwerk ist deterministisch und erklärbar: Dieselben Angaben ergeben immer dieselbe Bewertung, und zu jedem Kriterium wird ein Satz mitgeschrieben, warum es so bewertet wurde. Es läuft ohne Netzzugriff auf unserem Server; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt. Zu jeder Bewertung speichern wir die Fassung des Regelwerks, damit eine Bewertung von heute auch in zwei Jahren noch nachvollziehbar ist.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall. Die Vorbewertung ist eine Entscheidungshilfe und keine Entscheidung. Eine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Konkret heißt das:

• Keine Punktzahl, keine Note und kein Vorschlag ändert von sich aus den Bearbeitungsstand Ihrer Bewerbung.
• Eine Absage geht nie automatisch heraus. Jeder Schritt im Verfahren wird von einer angemeldeten Person ausgelöst und mit deren Namen im Verlauf festgehalten.
• Auch Ausschlusskriterien — etwa eine fehlende Mindestqualifikation oder ein fehlender Führerschein — führen nur zu einem Hinweis im Klartext für die Verwaltung, nicht zu einer Aussortierung.
• Die Vorbewertung dient allein diesem einen Verfahren. Wir bilden daraus keine Profile, führen sie nicht mit anderen Daten zusammen und geben sie nicht weiter.
• In der öffentlichen Statusabfrage zu Ihrer Bewerbung werden Punktzahl, Note, Vorschlag und Begründung nicht angezeigt. Eine maschinelle Note ohne das Gespräch dazu würde eine Entscheidung vorwegnehmen, die noch kein Mensch getroffen hat. Auf Ihre Nachfrage erläutern wir sie Ihnen selbstverständlich — siehe Abschnitt 7.9.

7.5 Die zusätzliche Stufe mit einem Sprachmodell (Anthropic)

Über das Regelwerk hinaus kann unsere Verwaltung eine zweite Stufe nutzen, die ein Sprachmodell des Anbieters Anthropic einsetzt. Diese Stufe ist standardmäßig ausgeschaltet. Sie setzt voraus, dass der Träger sie ausdrücklich einschaltet und einen Zugangsschlüssel des Anbieters hinterlegt; ohne beides arbeitet ausschließlich das Regelwerk aus Abschnitt 7.4.

Solange die Stufe ausgeschaltet ist, verlassen Ihre Bewerbungsdaten unser Haus nicht. Wir vermerken eine Umstellung an dieser Stelle und im Stand-Datum am Ende dieser Erklärung.

Wann sie überhaupt läuft. Nicht beim Absenden Ihrer Bewerbung. Beim Eingang rechnet immer nur das Regelwerk — Sie sollen nicht auf ein fremdes System warten, und ein Netzfehler darf Ihre Bewerbung nicht gefährden. Die zweite Stufe wird erst durch einen ausdrücklichen Klick einer berechtigten Person der Trägerebene ausgelöst, für jede Bewerbung einzeln.

Was dabei übermittelt wird. Übermittelt werden das Anforderungsprofil der Stellenanzeige und ein pseudonymisiertes Bewerberprofil: Qualifikationsstufe und Abschluss im Klartext, Berufsjahre, gewünschter Beschäftigungsumfang und Stundenwunsch, frühester Beginn, Sprachen, Führerschein ja/nein sowie Ihr Kurz-Lebenslauf und Ihr Motivationstext.

Was dabei nicht übermittelt wird: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Postleitzahl und Ort, Ihre Vorgangsnummer und Ihre hochgeladenen Dateien. Diese Angaben werden vor der Übermittlung entfernt — auch dann, wenn sie in den Freitextfeldern vorkommen. Gleichwohl bleiben Freitexte Freitexte: Wenn Sie in Ihrem Lebenslauf frühere Arbeitgeber nennen, gehen diese Angaben mit. Bitte schreiben Sie dort nur, was Sie uns wirklich mitteilen möchten.

Was das Modell bewirken kann — und was nicht. Es verfeinert ausschließlich das eine weiche Kriterium „Passung zum Anforderungsprofil“ und den Wortlaut der Begründung. Punktzahl, Note und Vorschlag rechnet danach wieder unsere eigene Formel; das Modell kann damit höchstens 15 der 100 Punkte bewegen und die Bewertung nicht frei setzen. Antwortet das Modell nicht oder liefert es ein unbrauchbares Ergebnis, gilt still das Regelwerk. Auch mit dieser Stufe bleibt es bei Abschnitt 7.4: Ein Mensch entscheidet, eine automatisierte Einzelentscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Empfänger und Drittlandbezug. Anthropic ist bei dieser Stufe unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet die Daten ausschließlich nach unserer Weisung; nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters werden übermittelte Daten nicht zum Training von Modellen verwendet. Die Verarbeitung kann außerhalb der EU, insbesondere in den USA, erfolgen. Als Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO dienen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die der Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters einbezieht.

Quelle: Data Processing Addendum von Anthropic, anthropic.com/legal/data-processing-addendum, abgerufen am 01.10.2026. Vertragspartner für Kundinnen und Kunden im EWR ist danach die Anthropic Ireland, Limited.

7.6 Wer die Daten zu sehen bekommt

Ihre Bewerbung bleibt im Haus. Zugriff haben ausschließlich:

• die Leitung der Kita, für die Sie sich beworben haben — und nur diese. Die Leitung eines anderen Hauses sieht Ihre Bewerbung nicht; die Trennung erzwingt unsere Verwaltung bei jeder einzelnen Abfrage;
• die Trägerebene (Geschäftsführung und Trägerverwaltung), die alle Bewerbungen einsehen kann, weil sie über Einstellungen entscheidet.

Darüber hinaus gibt es keine Empfänger: Wir geben Ihre Bewerbung nicht an andere Träger, nicht an Personalvermittlungen, nicht an Werbepartner und an keine Auswertungs- oder Tracking-Dienste weiter. Technisch läuft die Verwaltung auf einem Server unseres Hosting-Anbieters mit Standort in Deutschland; dieser Anbieter ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 6.4). Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nur dann statt, wenn die Sprachmodell-Stufe aus Abschnitt 7.5 eingeschaltet ist.

7.7 Wie lange wir Ihre Bewerbung aufbewahren

• Nach Abschluss des Verfahrens: 6 Monate — gerechnet ab der Entscheidung (Absage oder Ihr Rückzug), nicht ab dem Eingang. Der Grund steht in Abschnitt 7.1: Die Klagefrist nach § 15 Abs. 4 AGG beginnt erst mit der Absage.
• Im laufenden Verfahren: 24 Monate ab Eingang. Solange niemand entschieden hat, wäre eine Löschung keine Datensparsamkeit, sondern Aktenvernichtung.
• Talentpool: 24 Monate — aber nur mit Ihrer Einwilligung. Ohne das Häkchen verlängert der Vermerk „Talentpool“ nichts; dann gilt die Frist von 6 Monaten. Widerrufen Sie die Einwilligung, gilt ebenfalls wieder die kürzere Frist, und auf Wunsch löschen wir sofort.
• Bei einer Einstellung gibt es hier keine längere Frist. Ihre Unterlagen gehören dann in die Personalakte — ein anderer Vorgang mit eigener Rechtsgrundlage und eigenen Fristen aus Steuer- und Sozialrecht. In dieser Verwaltung werden sie danach gelöscht.

Wir löschen bewusst nicht automatisch. Ist die Frist erreicht, markiert das System die Bewerbung als „Löschung fällig“ und zeigt sie in einer eigenen Liste an; die Anonymisierung stößt ein Mensch an. Der Preis dafür ist, dass zwischen Fälligkeit und Löschung einige Tage liegen können.

Was „anonymisieren“ hier bedeutet. Überschrieben beziehungsweise gelöscht werden: Ihr Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl und Ort, der Abschluss im Klartext, Ihr Kurz-Lebenslauf und Ihr Motivationstext, Ihr Zugangscode, die Zuständigkeit und die Wiedervorlage, der IP-Prüfwert, alle internen Vermerke, die Klartextwerte im Änderungsverlauf und die Begründungen der Vorbewertungen. Ihre hochgeladenen Dateien werden von der Platte entfernt. Übrig bleibt eine anonyme Zeile für die Auswertung: Stelle, Kita, Bearbeitungsstand, Eingangsmonat, Qualifikationsstufe, Berufsjahre sowie Punktzahl und Note der Vorbewertung. Danach ist der Vorgang schreibgeschützt, Ihr Zugangscode erlischt und die Statusabfrage findet ihn nicht mehr. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen.

7.8 Vorgangsnummer und Zugangscode

Nach dem Absenden erhalten Sie eine Vorgangsnummer und einen Zugangscode. Beide zusammen zeigen Ihnen den Bearbeitungsstand — ohne Anmeldung und ohne Konto — und öffnen in den ersten 60 Minuten den Weg zum Hochladen von Unterlagen. Bitte notieren Sie beides sofort und behalten Sie den Code für sich: Wir speichern nur einen Prüfwert davon und können ihn Ihnen nicht erneut anzeigen. Es gilt im Übrigen dasselbe wie in Abschnitt 6.7.

7.9 Ihre Rechte im Bewerbungsverfahren

Ihnen stehen die Rechte aus Abschnitt 12 zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) — Letzteres dort, wo wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen. Dazu kommen zwei Punkte, die speziell für die Vorbewertung gelten:

• Recht auf menschliche Bewertung. Sie können jederzeit verlangen, dass eine Person Ihre Bewerbung ansieht und die Vorbewertung überprüft. Eine Ablehnung allein aufgrund der maschinellen Note gibt es bei uns ohnehin nicht.
• Recht auf Erläuterung. Sie können erfahren, welche Punktzahl und welche Note zu Ihrer Bewerbung gespeichert sind, wie sich die Punkte auf die sechs Kriterien verteilen und was in der Begründung steht. Wir legen das auf Nachfrage offen und erklären Ihnen die Kriterien.

So geht es praktisch:

• Schreiben Sie an info@kitafamilya.de oder rufen Sie die Trägerverwaltung unter +49 30 98447630 an. Ein Brief an Kita Familya gemeinnützige GmbH, Bahnhofstr. 28, 14624 Dallgow-Döberitz, geht genauso.
• Nennen Sie bitte Ihre Vorgangsnummer, wenn Sie eine haben. Ohne Nummer genügen Ihr Name und die Stelle, auf die Sie sich beworben haben.
• Möchten Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, sagen Sie uns das formlos. Wir setzen den Vorgang auf „zurückgezogen“; die Frist verkürzt sich dadurch auf 6 Monate ab diesem Zeitpunkt, und auf Wunsch löschen wir sofort.
• Den Talentpool widerrufen Sie ebenso formlos — ein Satz genügt, eine Begründung brauchen wir nicht.
• Bevor wir Auskunft geben oder etwas löschen, vergewissern wir uns, dass die Anfrage wirklich von Ihnen stammt. Das schützt Ihre Daten vor fremden Anfragen.
• Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Sie können sich außerdem jederzeit bei der Aufsichtsbehörde beschweren — zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (vollständige Kontaktdaten in Abschnitt 12).

8. Karten (OpenStreetMap)

Zur Darstellung von Standorten verwenden wir Karten auf Basis von OpenStreetMap (bereitgestellt durch die OpenStreetMap Foundation). Die Karte wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen (Zwei-Klick-Lösung). Vor Ihrer Einwilligung wird keine Verbindung zu OpenStreetMap aufgebaut. Erst beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an OpenStreetMap übertragen, was technisch notwendig ist, um die Kartenkacheln anzuzeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für die Kartendarstellung lädt Ihr Browser in diesem Moment zusätzlich die Programmbibliothek „Leaflet“ über das Auslieferungsnetz unpkg.com (betrieben von Cloudflare, Inc., USA). Auch dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen; eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Beides geschieht ausschließlich nach Ihrem Klick auf „Karte laden“. Vorher wird keine dieser Verbindungen aufgebaut.

9. Social Media (Instagram-Feed)

Auf unserer Website binden wir einen Instagram-Feed ein (Instagram wird betrieben von Meta Platforms Inc.). Auch dieser wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen (Zwei-Klick-Lösung). Vor Ihrer Einwilligung werden keine Daten an Instagram übertragen. Erst nach dem Laden des Feeds kann Instagram Daten — darunter Ihre IP-Adresse — erheben. Eine Datenübermittlung in die USA ist dabei möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10. Fotos von Kindern und Mitarbeitenden

Fotos, auf denen Kinder identifizierbar sind, veröffentlichen wir ausschließlich mit der schriftlichen, freiwilligen und jederzeit widerrufbaren Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Für die Veröffentlichung auf Social-Media-Kanälen holen wir eine gesonderte Einwilligung ein. Fotos von Mitarbeitenden werden nur mit deren Einwilligung veröffentlicht.

11. Cookies

Diese Website setzt technisch notwendige Speichermechanismen ein (z. B. zur Speicherung Ihrer Standort-Auswahl im lokalen Speicher Ihres Browsers). Diese sind für die Grundfunktionen erforderlich. Externe Dienste (Karten, Social Media) werden erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Ein Tracking zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt.

12. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Um eines dieser Rechte auszuüben, genügt eine formlose Nachricht an info@kitafamilya.de oder ein Anruf unter +49 30 98447630. Für Anmeldungen und Anliegen steht der praktische Weg in Abschnitt 6.9, für Bewerbungen in Abschnitt 7.9.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für unsere Einrichtungen in Berlin ist zuständig:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Telefon: +49 30 138890
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Internet: www.datenschutz-berlin.de

Angaben abgerufen am 22.09.2026 unter datenschutz-berlin.de.

13. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 1. Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung der Website oder geänderte rechtliche Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden.

Änderungsverlauf

• 1. Oktober 2026 — Abschnitt 7 („Bewerbungsverfahren“, Fassung 2026-10) neu: Zwecke und Rechtsgrundlagen des Bewerbungsverfahrens, hochgeladene Unterlagen, die KI-gestützte Vorbewertung samt der standardmäßig ausgeschalteten Sprachmodell-Stufe, Aufbewahrung und Talentpool. Die nachfolgenden Abschnitte wurden von 7–12 auf 8–13 umnummeriert; die Sprungmarken sind unverändert. In Abschnitt 5 wurde der Absatz zur Bewerbung durch einen Verweis auf Abschnitt 7 ersetzt.
• 22. September 2026 — Abschnitt 6 („Warteliste und Feedback“, Fassung 2026-09) neu; die nachfolgenden Abschnitte wurden entsprechend umnummeriert.
• Mai 2026 — erste Fassung.